Tudo que você deve saber para escrever um e-mail formal em inglês

Embora pareça uma tarefa simples, muitas pessoas não sabem ou apresentam dificuldades na hora de escrever um e-mail adequado, principalmente quando é necessário empregar um pouco mais de formalidade.

Saber escrever um e-mail é de essencial importância para ocupar praticamente qualquer cargo profissional. Isso garante que você conseguirá manter um contato formal com seu chefe, cliente, colega de trabalho, funcionário ou empresas parceiras sempre que houver necessidade.

Por isso, vamos te guiar neste passo-a-passo para escrever um bom e-mail formal.

How to properly write an e-mail

Subject:

O assunto é a primeira coisa a ser lida pelo destinatário do seu e-mail. Neste campo, você deve indicar brevemente qual é o conteúdo e mensagem principal do seu e-mail, para que o leitor possa distinguir do que se trata, sua importância e sua urgência. Por exemplo:

• Meeting appointment.
• Last week’s sales report.
• Problems related to the last purchase.

Não se esqueça de que o assunto do seu e-mail deve ser breve, específico e deve estar de acordo com a mensagem escrita no corpo do e-mail.

Greetings:

As saudações formam a primeira linha do conteúdo do seu e-mail, sem fazer, de fato, parte do corpo do seu texto principal. Quando estamos escrevendo um e-mail profissional, é importante usar as saudações corretas; é assim que você vai se referir ao seu destinatário e há algumas formas de fazer isso, dependendo de quão formal a sua mensagem deve ser, o cargo do destinatário e a sua relação com ele. Aqui estão alguns exemplos:

• Dear Mr. Johnson,
• Dear Mrs. Porter,

Sabemos que a palavra dear pode conter um significado íntimo e até carinhoso quando utilizado no cotidiano. No entanto, neste contexto, a palavra carrega o significado de “caro(a)” ou “prezado(a)”.

Lembrando que Mr. e Mrs. são usados somente com sobrenomes, nunca com primeiros nomes! E, caso você esteja respondendo um email que recebeu antes, pode usar o grau de formalidade como referência. Por exemplo, se o remetente se referiu a você usando o seu primeiro nome, você pode fazer o mesmo para respondê-lo.

Também é uma boa ideia começar o seu e-mail com um “Good morning, Mr. Pattinson”. Essa estrutura pode ser usada para e-mails formais ou informais!

Caso você não saiba para quem, especificamente, sua mensagem está sendo endereçada, você pode usar uma saudação genérica, como “Dear Sir or Madam,”.

Em casos em que o e-mail está sendo endereçado a um grupo de pessoas ou a um time, você pode usar:

• Dear all,
• Dear team,

E, em casos mais informais:

• Hi folks,
• Hello everyone,

Caso você esteja escrevendo um email mais casual, como para um amigo ou colega de departamento, por exemplo, um simples “Hi” fará o trabalho!

• Hi, Tim!
• Hello, Jessica,

Opening line:

A linha de abertura vem logo após a saudação, uma ou duas linhas abaixo. Esse trecho do texto estará logo no início da sua mensagem principal, ou seja, o corpo, de fato, do texto. Nessa parte, você descreverá o intuito da sua mensagem (se é um pedido, uma mensagem informativa, um lembrete, um arquivo, etc.). Veja alguns exemplos:

• This is to inform…
• I’m writing to remind you…
• It’s [your name] from [Company]…
• I’m contacting you to enquire about…
• I’m writing to confirm/ask you to/ask you about/let you know…
• I would be grateful if you could…

Caso você esteja respondendo a um e-mail, sua linha de abertura vai depender do conteúdo do e-mail recebido. Por exemplo:

• Thank you for your contact.
• We’re sorry about the inconvenience.
• Thank you for letting us know about your problem.
• Thank you for reaching us.
• Thank you for the information.

Você também pode, se quiser, complementar sua abertura:

• I hope you had a good holiday. This is to inform…
• I hope you’re having a good day. I’m contacting you to…

Body:

É no corpo do e-mail que você vai escrever a sua mensagem principal. Após sua linha de abertura, você deve contar ao destinatário o motivo do seu contato. Há diversas formas de fazer isso e múltiplas razões para mandar um e-mail para alguém, então aqui estão alguns exemplos de casos mais comuns e frequentes para começar ou incluir no seu texto:

• I’m sending you the documents you asked…
• Could you please send me…
• Here are some details about…
• I was wondering if you could tell me more about…
• If follows attached…
• Please, find attached…

Você deve preencher o corpo da sua mensagem com informações breves e precisas, evitando que se torne um texto longo e exaustivo. Muitas vezes, a pessoa que lerá sua mensagem pode não ter tempo para ler um texto grande com informações complementares e excedentes.

Closing line:

Depois de escrever o corpo do seu e-mail, você deve usar uma frase breve para finalizar sua mensagem de maneira mais formal:

• Sincerely,
• Regards,
• Best wishes,
• I wish you have a great weekend,
• Yours truly/faithfully/sincerely,
• Please let me know if…
• Thank you for…
• For further details…

Entre os casos acima, o primeiro é um dos mais formalmente utilizados. Você deve colocar o seu nome na linha abaixo dessa frase.

Vale mencionar que você pode utilizar mais de uma closing line. Uma ao final do seu texto, para encerrar o body, e outra logo abaixo como saudação. Por exemplo:

• If you have any questions, please let me know.

  Sincerely,

• Feel free to contact me in case of any doubts.

  Regards,

Você também pode terminar o seu e-mail colocando apenas o seu nome (quando está mandando para pessoas que você já conhece bem, como colegas de trabalho) ou com o seu nome e o seu cargo (pode ser usado mais formalmente):

• Jefferson Wilner

  Sales Manager

Ou você pode colocar suas informações para contato:

• Jefferson Wilner, Sales Manager

  wilner.jeff@gmail.com

  Tel 456-000-0001

Caso você esteja escrevendo casualmente, para colegas mais próximos ou amigos, não há tanta necessidade de se preocupar com a linha de fechamento. Veja alguns exemplos:

• Bye, Gina!
• See you tomorrow,
• See you there,

Então, você só deve assinar o seu nome (e / ou cargo) e o seu e-mail está finalizado! Para um melhor entendimento da estrutura formal, leia os exemplos abaixo:

1) Dear Mr. Jones,

I hope you had a good weekend. This is to inform that the managers meeting scheduled for this Thursday had been postponed to next Tuesday, at the same place and time. In case you have any problems with the change, please reply this message.

Sincerely,

Robert Lewis.

2) Good morning, Mr. Lewis.

Thank you for keeping me updated. There should be no problem in attempting the meeting. Hope to see you all there.

Sincerely,

Taylor S. Jones.

Ao finalizar o seu texto, lembre-se de reler e tente identificar se todas as condições abaixo foram alcançadas:

• O assunto indica de forma precisa o assunto principal do e-mail
• Você se referiu à pessoa de maneira formal / adequada na saudação
• A sua opening line indica o intuito da mensagem
• O corpo do texto está otimizado, contendo apenas as informações necessárias para passar a mensagem desejada
• O corpo do texto tem um encerramento e/ou closing line adequados
• A sua assinatura está adequada ao destinatário

Após checar todos esses pontos, você pode se atentar ao vocabulário que foi empregado. Tente inovar no vocabulário e investir em termos utilizados no business English, isso vai te ajudar a otimizar o recado, expandir as possibilidades de como passar ou anunciar uma mensagem, além de, eventualmente, fazer com que você se sinta mais confortável na comunicação. E ainda passa uma ótima impressão ao destinatário pelo conhecimento!

Se você não sabe o que é business English ou gostaria de saber um pouco mais sobre a sua importância, leia o nosso post Entendendo os impactos do business English na sua carreira. (no Notion como “Como o inglês corporativo pode alavancar sua carreira”; incorporar link após publicação)

Mas ainda não acabou!

Muitas vezes, além de escrever, desejamos enviar, junto com o nosso e-mail, alguma foto ou documento que corresponda ou complemente a mensagem que estamos passando. Além disso, também é frequente que precisemos enviar essa mesma mensagem para mais de uma pessoa ao mesmo tempo.

Então, vamos encerrar o nosso tutorial com esse tópico rápido e importante:

Attachments and Carbon Copy:

Uma vez que você terminou de escrever o seu e-mail, você pode adicionar um anexo (attachment); isso pode ser uma imagem, um documento, ou algum outro tipo de arquivo. Para isso, você deve encontrar e clicar no ícone “Attach Files” ou “Anexar” (esse ícone é geralmente representado por um clipe de papel). Ao clicar, uma nova janela será aberta e você poderá procurar e selecionar os arquivos que deseja enviar.

Agora, você deve escolher o seu destinatário. Para escolher o destinatário, você deve preencher o campo “To” ou “Para” e digitar o endereço de e-mail ou selecioná-lo entre seus contatos.

Por fim, há outras duas opções: Carbon Copy e Blind Carbon Copy. Essas funções enviam cópias da sua mensagem para outros destinatários, que não são os destinatários principais da sua mensagem.

• CC: É a abreviação de Carbon Copy. Os nomes (endereços de e-mail) que você inserir nesse campo receberão o mesmo e-mail, e todos (inclusive o destinatário principal) serão capazes de ver para quem essa mensagem foi enviada.
• BCC: É a abreviação de Blind Carbon Copy e é semelhante ao CC. Os nomes incluídos nesse campo receberão a mesma mensagem enviada ao destinatário principal. No entanto, diferentemente do CC, nenhuma das pessoas incluídas será capaz de ver para quem esse e-mail foi enviado, por isso é precedido da palavra blind.

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