Produtividade e gestão do tempo estão entre os tópicos mais buscados pelos profissionais. Seja por meio de blogs, livros, podcasts e vídeos no youtube, as pessoas buscam meios para se organizarem e assim, terem mais produtividade.
Mas será que a busca por gestão de tempo melhora somente a produtividade?
A verdade é que não. O que não é raro observar nos dias atuais, principalmente num ambiente de pandemia, é que as pessoas estão ficando cada vez mais estressadas, frustradas, sobrecarregadas e infelizmente, cada vez mais ansiosas.
Segundo dados da própria OMS, houve um aumento de 35-50% na busca por terapia e tratamentos psicológicos pelos profissionais do mercado. Esse dado ilustra que as grandes demandas das empresas em conjunto com a tendência das pessoas a procrastinarem, serem desorganizadas e não saberem fazer planejamento e escolhas está afetando não somente a produtividade e qualidade de trabalho, mas principalmente a saúde.
“É o atraso de um ato voluntário, que ocorre apesar de sabermos que ele vai nos prejudicar”, define Timothy A. Pychyl, professor de psicologia na Carleton University.
Antes de tudo, vale a pena entender que a procrastinação, ou seja, o ato de deixar para depois é um Hábito. Dessa forma, sempre que adiamos uma atividade, ou não seguimos o combinado, de uma maneira ou de outra, estamos reforçando em nossos cérebros esse padrão de comportamento.
Dentre os principais motivos estão:
Repare como há diversos fatores que nos fazem procrastinar. Por ser um assunto bastante amplo, não é viável abordar todos os pontos nesse único artigo. Meu objetivo aqui é te mostrar como a procrastinação e a má gestão de tempo estão te deixando cada vez mais angustiado(a), com tendências depressivas, impulsivos e em alguns casos, travados pelo medo.
Antes de tudo, reforço aqui a necessidade de se investir em autoconhecimento. Investir nesse atributo irá te possibilitar muito mais clareza sobre como suas escolhas estão te impactando.
Sim, sempre há uma escolha a ser feita com o nosso tempo. E para cada escolha, sempre há uma renúncia. Por isso, o primeiro passo é:
Como assim ônus e bônus?
É muito simples.
Vou trazer um exemplo que eu vejo com mais frequência do que eu vejo minha mãe.
Observo muitas pessoas que têm dificuldade de estudar inglês. A maioria diz que não tem tempo, ou que não sente vontade de estudar e se dedicar ao idioma após um dia cansativo de trabalho. A verdade é que por mais difícil que seja escrever isso, você está escolhendo não estudar sempre que apresenta uma dessas “escolhas”.
Já observei alguns alunos aqui da YouAble mudando seus comportamentos após o professor trazer essa reflexão. O que você está ganhando por estudar e o que está perdendo por não?
Agora que você já identificou os ônus e bônus das suas escolhas, você deve se organizar para conseguir executar suas atividades com qualidade e no prazo.
Uma vida desorganizada é sinônimo de uma vida estressante.
Quanto mais tarefas e projetos tivermos que manter em nossas mentes, mais estressados e ansiosos ficaremos. O que quero dizer com isso é que, se tivermos que lembrar de toda tarefa importante e urgente e também das amenidades do dia a dia, tenderemos a ficar com a cabeça cheia e não fazer nada com qualidade.
É só imaginar seu computador. Quando há inúmeras abas abertas e diversos softwares rodando simultaneamente, a tendência é que seu PC comece a travar e a apresentar problemas de performance. É exatamente isso que ocorre com você quando tem que lembrar de pagar as contas, enviar o e-mail para escola do filho, treinar seu time de vendas, passar no supermercado e afins…
Você pode solucionar essa questão de uma maneira muito simples!
Post-It.
Sim, eu sei que pode parecer trivial e tenho certeza que você já viu alguém utilizando um bloquinho de papel para anotar todas as atividades do dia e também as atividades que forem surgindo. Mas, saiba você que essa tática é poderosíssima.
Quando passamos uma atividade para o papel ou para uma agenda, estamos guardando essa ideia em um lugar seguro. Imagina que você está salvando o compromisso num cofre e enquanto realiza qualquer outra atividade, não será necessário nem se quer pensar sobre esse compromisso.
Mas por que isso é tão poderoso?
Ao realizarmos isso, é a mesma coisa que fecharmos as diversas abas abertas no nosso sistema. Com isso passamos a ter um poder de foco e concentração muito mais alto, pois todos os temores e urgências estão salvos num lugar seguro e claro, quando for a HORA você irá lidar com eles.
Claro que é impossível falarmos sobre produtividade e gestão de tempo sem falarmos do usa da agenda. Mas antes de falarmos dessa ferramenta que sem ela, eu provavelmente não faria nem metade das minhas atribuições, vamos falar sobre priorizações.
Sei que já mencionei o fato de que a cada escolha há sempre uma renúncia. Então se tempo é vida, como você quer viver a sua?
Utilizo muito uma ferramenta chamada matriz de eisenhower. Essa matriz nos possibilita separarmos nossas atividades em 4 quadrantes.
Dessa forma, após listarmos todas as nossas atividades, conseguimos priorizar o que é urgente e importante. Logo após, podemos cuidar do que é importante, mas não urgente e em seguida do que é não importante, porém urgente. Claro que se sobrar tempo, ou se você decidir criar tempo, vêm então as atividades nem. Nem importante e nem urgente.
Após priorizar todas as atividades, agende um horário em sua agenda para cada uma dessas responsabilidades.
Claro que sempre se atendo ao máximo a priorização e a realidade. Não adianta agendar 3 horas de estudo se você nunca estudou por mais de 30 minutos. Utilize aqui bom senso e sempre se lembre que a vida é feita de escolhas. Faça as suas sabiamente!
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